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 SI :
changer sans risque
 Les contrôles ont un coût !
L'alliance de deux expertises
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SI : changer sans risque
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| Toute entreprise, qui se développe, est amenée tôt ou tard à changer ou à faire évoluer son système
informatique. Période fortement anxiogène pour les services comptables. Période à risques qui, d’expérience, se traduit par une augmentation très significative des erreurs dans
le règlement de factures aux fournisseurs. CASHTRACK, spécialiste du « cost recovery audit », propose un nouveau service qui met pratiquement l’entreprise à l’abri de ces risques. |
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Que la bascule soit brutale ou progressive, le changement de système informatique provoque de toute façon une perturbation
intense dans la vie de l’entreprise.
Ce changement entraîne un surcroît de tension et de travail pour les directions financières et les services comptables. On change les habitudes, d’autres gestes
sont à acquérir, des formations sont à refaire. Concrètement, que peut-il se passer ? C’est l’information qui n’est plus disponible de la même façon car le nouveau système est organisé différemment,
ce sont les nouveaux outils existants qui ne permettent pas d’accéder à l’information, visible à l’écran mais qui ne sort pas à l’impression, ou encore lors d’une fusion, c’est le choix du nouveau système
qui ne tient pas compte de toutes les spécificités métiers.
Et pourtant, pendant ce temps là, la vie continue, les factures à régler aux fournisseurs s’entassent ou sont traitées dans l’urgence. La
question posée est donc la suivante : Comment gérer au mieux cette période critique ?
L’expérience montre que pendant cette période les doubles règlements de factures sont multipliés de façon exponentielle !
Si les relations avec le fournisseur sont bonnes, celui-ci renverra le chèque, sinon, il y a fort à parier qu’il attendra que le service comptable de l’entreprise se rende compte de son erreur.
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 Déjà plusieurs missions réussies
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C’est pour récupérer ces « trop payés » auprès des fournisseurs, que CASHTRACK propose aux entreprises un nouveau service : la détection et
le recouvrement des doubles règlements. Plusieurs missions de ce type ont déjà été traitées avec succès par CASHTRACK.
La solution idéale consiste dans un premier temps à procéder à un premier audit des achats pour
obtenir une base fournisseur propre avant la bascule, puis un autre dans l’année qui suit. De ce fait, les erreurs et les désordres engendrés à l’occasion du changement sont rapidement repérés et corrigés. Cependant,
le plus souvent les entreprises font appel à CASHTRACK pour réaliser a posteriori un audit de la période de la bascule. CASHTRACK a développé des outils très sophistiqués, qui permettent de repérer les doubles règlements
ayant échappé au « nettoyage maison » réalisé préalablement.
11 mai 2007
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Les contrôles ont un coût !
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La plupart des sociétés ont mis en place des procédures qui
visent à minimiser les risques de pertes financières. C’est un élément de bonne gestion élémentaire. Certaines entreprises vont même au-delà
de ces contrôles de base mais, même si ceux-ci sont nécessaires, elles ne se posent que rarement la question du coût de ces contrôles car… en
définitive, il est bien évident que tout contrôle a un coût !
Combien de jours/homme sont affectés aux contrôles des achats dans votre entreprise ? Voilà une bonne question à se poser. Il est, certes, des
contrôles normaux, comme ceux de la comptabilité qui procède aux vérifications d’ordre légal et de bonnes pratiques, ceux du service donneur d’ordre
qui signe le « Bon pour paiement » en fonction de la commande passée, ou encore la trésorerie qui procède au règlement. Cependant, dans certaines entreprises
des contrôles supplémentaires sont effectués, de manière aléatoire voire systématique. Ces contrôles là peuvent, dans certaines circonstances, représenter un
coût associé élevé dont l’entreprise a peu et, bien souvent pas, conscience. Car il est évident que plus on multiplie le nombre de contrôles, plus on en augmente
le coût de ceux-ci sans pour autant en évaluer la rentabilité. Ces frais masqués pénalisent les résultats de l’entreprise.
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| La solution CASHTRACK
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Existe-t-il une parade ? Oui, et encore une fois la réponse nous vient des pays anglo-saxons où la culture managériale incite les
entreprises à procéder en deux temps : des contrôles a minima en interne, et un audit approfondi réalisé régulièrement par un intervenant spécialisé extérieur. Le tout permet de réaliser une économie non
négligeable par rapport aux habitudes ancrées dans la mentalité française.
CASHTRACK, société française, propose un audit exhaustif du processus d’achats. Cet audit est périodique, tous les 12 ou 24 mois. L’avantage de cette intervention annuelle réside dans le fait que CASHTRACK
documente tous les résultats obtenus. Les pistes d’amélioration des procédures sont détectées et le nombre de trop-payés diminue d’année en année.
De plus, comme à son habitude, CASHTRACK est rémunéré au « success-fees », c'est-à-dire sur la base des sommes effectivement recouvrées. C’est une opération sans risque pour l’entreprise : pas de recouvrement,
pas d’honoraires !
11 mai 2007 |
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L’alliance de deux expertises
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Interview de Martine Léonardy*
Certaines personnes pensent que le métier de CASHTRACK,
spécialiste du « cost recovery audit », est facile. Pourquoi dès lors les entreprises devraient elles avoir recours à une intervention extérieure ?
C’est, en effet, un sentiment assez répandu dans les entreprises mais elles évaluent mal ce que ce type d’audit implique : souvent elles ne disposent ni des personnes, ni de
la méthode, ni des outils pour identifier les situations où un potentiel trop payé peut se cacher.
Chez CASHTRACK, notre expertise repose sur deux piliers, l’informatique et
l’audit. Les deux travaillent ensemble : ils sont complémentaires. La méthode que nous avons développée permet ainsi de voir rapidement ce qu’il faut aller chercher et comment nous y
prendre. Etant payer à 100 % au success fees, notre intervention se doit d’être efficace si nous voulons qu’elle soit rentable.
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| Comment se déroule une mission CASHTRACK ?
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Nos procédures sont conçues pour que notre intervention soit aussi efficace que possible. Notre direction définit avec vous les catégories d’achats qui
devront être auditées en profondeur. Durée initiale : une journée de mise en route.
Au cours de la deuxième étape, nous faisons intervenir nos informaticiens. Ils vont mettre au point, à partir d’une copie des données
ontenues dans votre système d’information, le programme qui, après traitement et analyse, mettra en lumière les cas qui sortent de l’épure. Nous examinons ainsi toutes les transactions enregistrées dans la comptabilité fournisseur
et tous les événements potentiellement « suspects » sont isolés.
Nos auditeurs prennent alors le relais. Ils appliquent nos techniques d’audit comptable, financier et juridique aux résultats obtenus par le biais informatique.
Ils identifient ainsi les réels trop-payés et/ou montants exigibles, puis préparent les dossiers correspondants.
Après accord de votre part, nous recouvrons les sommes concernées auprès de vos fournisseurs.
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| Quel est le secret de la méthode CASHTRACK ?
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Comme nous travaillons exclusivement au « success fee », nous voulons être rentables. C’est pourquoi nous devons appliquer des procédures efficaces qui
permettent d’aller très vite au cœur des choses. Nous appliquons une méthode globale dans laquelle l’audit et l’informatique sont indissociable. L’informatique garantit l’exhaustivité de l’analyse et sa rapidité, l’audit en garantit la qualité.
* Président-Directeur général de CASHTRACK
11 mai 2007 |
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