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 Base de données fournisseurs : source d’erreurs potentielles
 Gestion des archives : en interne ou externalisée ?
 Le rapport de fin de mission
Base de données fournisseurs : source d’erreurs potentielles 
Diverses erreurs peuvent survenir dans le compte fournisseurs mais l’incident le plus fréquemment rencontré est sans nul doute le double règlement. Le respect de quelques règles de gestion de la base de données fournisseurs, peut largement réduire ce risque.
Un exemple parmi d’autres : plusieurs filiales d’une société achètent à un même fournisseur. Pour ce faire, chacune d’elles a ouvert un compte pour ledit fournisseur. La gestion comptable s’effectuant au niveau local, tout se passe bien jusqu’au jour où la décision est prise de centraliser toute la comptabilité de la société. Les ennuis commencent : le même fournisseur est référencé différemment dans chacune des filiales et, au moment du regroupement de toutes les bases de données fournisseurs, le fournisseur en question fait l’objet de plusieurs comptes. Si aucune mesure n’est prise, il y a fort à parier que les factures que ce fournisseur adresse à la société, seront enregistrées une fois dans un compte, la fois suivante dans un autre. Le réel risque apparait en cas de relance du fournisseur pour retard de paiement : à la consultation du compte N°1, la facture n’apparait pas, le comptable demande un duplicata qu’il enregistre, or la facture originale se trouvait dans le compte N°2… et les 2 factures seront ainsi payées.

L’absence de règles formalisées entraîne des erreurs.
  Quelques conseils pour y remédier  
Centralisation de l’ouverture d’un compte fournisseurs. Cette ouverture ne peut être effectuée que par une seule personne au sein d’un seul département. Il faut bien sûr envisager un suppléant à cette personne pour palier aux cas d’absences.

Documentation des procédures. Essentiel en cas de changement de personnel.

Nettoyage la base de données fournisseurs, en séparant notamment les comptes actifs de ceux qui ne le sont plus.

Dédoublonnage des comptes de fournisseurs. Lors de la fusion de deux bases de données, que ce soit entre bases de données de filiales distinctes, ou de services différents (comme achats et comptabilité), il faut ne conserver qu’un seul compte par fournisseur.

L’intervention de CASHTRACK permet de retrouver les trop-payés, notamment les doubles règlements. A l’aide de son logiciel CASHTRACKER et du travail de ses analystes sur le terrain, CASHTRACK analyse votre comptabilité fournisseurs dans sa globalité, qu’elle soit centralisée ou non. Petit « Plus » : si vous le souhaitez, CASHTRACK peut vous aider à nettoyer votre base de données en regroupant tous les comptes d’un même fournisseur. Il vous reste à choisir celui que vous allez conserver et à fermer tous les autres.

22 juin 2007

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Gestion des archives : en interne ou externalisée ? 
Interview de Patrick Bismes, Directeur Général d’ARCHIBALD

Vous gardez vos archives chez vous car c’est historique et encré dans votre culture. Est-ce la meilleure pratique ? Combien de fois, au cours de la dernière année, avez-vous recherché les mètres carrés manquant pour étendre un service demandeur?...


  • Pouvez-vous nous décrire les enjeux de l’archivage ?

    Les sociétés, les professions indépendantes ou les organismes publics produisent chaque année des milliers de documents qu’ils doivent classer, conserver et retrouver facilement.
    Dans le secteur tertiaire on estime qu’un salarié traite annuellement 6 mètres linéaires de documents. Un mètre linéaire est archivé et conservé pour une durée moyenne de 10 ans. Ainsi, les archives occupent généralement 15 % de la surface des bureaux.

  • Quels sont les coûts de l’archivage ?

    L’archivage nécessite des ressources et des compétences qui, si elles ne sont pas stratégiques, ont néanmoins un coût direct. Il y a le temps consacré à cette activité qui peut représenter jusqu’à 10% de temps de travail d’un employé. Mais aussi le coût en terme de non qualité peut être également important comme, par exemple, le nombre de m² d’archivage improductifs, ou encore le temps passé en de vaines recherches. Il faut donc rentabiliser l’archivage au maximum et le meilleur moyen d’y arriver passe par l’externalisation.

  • Quels sont alors les avantages de l’externalisation proposée par la société ARCHIBALD ?

    Notre société dont l’envergure est européenne, offre des outils adaptés au traitement et à la conservation des documents papier. Ainsi, les entreprises qui décident de faire confiance à ARCHIBALD sont à même de :
    - libérer un maximum de mètres carrés improductifs.
    - utiliser un logiciel performant d’indexation des documents pour un inventaire sans faille : ce logiciel, Visidoc, assure ainsi une saisie informatique des libellés des documents pour une parfaite traçabilité et une accessibilité immédiate aux archives.
    - gérer les entrées et les sorties, ainsi que les durées légales de conservation : 10 ans dans le cas d’un contrôle du Fisc.
    - et disposer rapidement des documents archivés ou de pouvoir les visionner instantanément en numérique.

  • Dans quel esprit s’effectue la coopération avec CASHTRACK ?

    Les deux entreprises se connaissent et travaillent ensemble depuis plusieurs années. Nos deux métiers sont connexes car, que propose CASHTRACK, si ce n’est d’exploiter le gisement de cash qui dort au fond des archives ! Enfin, les deux entreprises sont convaincues qu’un archivage bien géré peut-être source d’économies pour l’entreprise.

    C’est ainsi qu’ARCHIBALD fait partie de la démarche de « Cost Killing » que CASHTRACK est amenée à proposer à ses clients dans le domaine de l’archivage. Outre des tarifs très étudiés, nos accords prévoient des conditions préférentielles pour la consultation des documents par les consultants de CASHTRACK. Ainsi, il nous est arrivé de mettre gracieusement un bureau à leur disposition afin qu’ils puissent effectuer eux-mêmes leurs recherches documentaires. Les clients de CASHTRACK apprécient particulièrement cette souplesse qui pour eux est source de productivité et d’économie…


22 juin 2007

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Le rapport de fin de mission 
Toute mission exécutée par CASHTRACK se termine par la rédaction d’un rapport de synthèse. Ce rapport recense, en fonction d’un certain nombre de critères, l’ensemble des dysfonctionnements constatés. Il contient également nos réflexions sur les processus observés au cours de la mission.

Ainsi, notre rapport de fin de mission contient trois volets, répondant à vos préoccupations :
  Volet 1 : Etude statistique des résultats de notre audit : 
  • Les sommes trop payées et les sommes récupérées : Nous listons toutes les sommes identifiées comme trop-payées et/ou dues par les fournisseurs, au titre de remises par exemple. Nous établissons ensuite un état des sommes recouvrées. Pour les sommes non recouvrées, nous listons les montants et les raisons de l’abandon du dossier (le fournisseur a déposé le bilan, le dossier est au contentieux, les archives ne permettent pas de prouver que les sommes sont dues, etc.).

  • Les fournisseurs incriminés : notre rapport va analyser les types de fournisseurs concernés par les différents événements : par activité, taille d’entreprise, mode de commande, service concerné, etc. Bien souvent, on se rend compte que c’est dans les mêmes catégories d’achats que sont concentrés les trop-payés (location de véhicules, télécom, transports, intérim, …).
  Volet 2 : Approche analytique de notre audit :  
  • Nous identifions, dans la mesure du possible, les causes des paiements excédentaires ou des défauts de réclamations des sommes dues par les fournisseurs.

  • Nous incluons dans nos conclusions tous les événements que nous avons repérés comme défaillants ou potentiellement susceptibles de produire des erreurs dans une optique de gestion des risques. 
  Volet 3 : Synthèse incorporant une évaluation de vos processus  
    Dans le rapport de fin de mission, nous analysons bien sûr des processus que nous avons vus au cours de notre mission. Nous ne pouvons pas livrer de diagnostic sur les aspects du processus d’achats non vus en cours d’audit. Si une extension de l’analyse est souhaitée, nos équipes peuvent bien sûr s’en charger.

    Naturellement toutes les conclusions de ces trois volets, sont étayées par des exemples précis.
    Comme vous l’aurez compris, le rapport de fin de mission est un document capital qui va bien au-delà de la récupération des trop-payés. Sur la base de l’analyse des dysfonctionnements constatés, nous vous donnons les clés pour une meilleure gestion des achats à venir.


22 juin 2007

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